Stage Office Management

SCK•CEN Mentor

Haest Thomas, thaest@sckcen.be, +32 (0)14 33 25 83

Expert group

Human Resources Management

SCK•CEN Co-mentor

Cuyvers Britt , bcuyvers@sckcen.be , +32 (0)14 33 25 80

Introduction

De personeelsdienst van het SCK CEN zou het fijn vinden als er een student(e) Office Management de dienst zou willen ondersteunen. Tijdens deze stage bied je ondersteuning aan de personeelsadministratie en aan het opleidingsluik "Learning & Development".

Objective

Tijdens jouw stage komen de volgende aspecten aan bod:

Personeelsadministratie:

  • Ondersteuning recrutering: kandidaten afschrijven, uitnodigen, jury inplannen, reserveren zaal, eventueel in een later stadium praktische proef begeleiden;
  • Stagedossiers behandelen: enkele stagedossiers mee opvolgen en eventueel korte introductie geven aan stagiairs (NL/FR/EN);
  • Vakantiewerk: verzamelen vacatures, opstellen vacatureteksten, mailings;
  • Allerlei andere administratieve taken (mailings, SAP bestellingen…).

Opleidingen:

  • Klaarzetten zalen voor aanvang van de les en achteraf opruimen;
  • Ontvangst externe lesgevers en deze naar de juiste locatie begeleiden;
  • Cursusmateriaal elektronisch beschikbaar stellen voor de deelnemers ;
  • Agenda’s van lesgevers en zalen boeken in Outlook;
  • Telefoon bemannen en eventueel dringende zaken aanpakken;
  • Feedback deelnemers interne opleidingen uit de opleidingsdatabank halen, kritisch overlezen, elektronisch archiveren, globale score aanvullen in een Excel file. Deze feedbackformulieren per e-mail doorsturen naar interne lesgevers.
  • Inschrijvingen voor aanvragen extern te volgen opleidingen in orde brengen, opvolgen en bevestigingen doorsturen naar de interne aanvrager;
  • Certificaten die we ontvangen van externe providers elektronisch doorsturen naar de interne certificaathouder en elektronisch archiveren.

The minimum diploma level of the candidate needs to be

A2: Upper secondary school (+7th year BSO)